Stai cercando un modo per tenere traccia dei dati di clienti e fornitori dalla prima offerta commerciale al rapporto consolidato? In Arca Evolution puoi inserirli come partner “potenziali” in modo da avere dati e documentazione a portata di mano nel tuo consueto gestionale, e poi trasformare questi contatti in clienti o fornitori effettivi con un clic, senza perdita di dati.
Nella vita quotidiana dell’azienda raccogliamo molti dati e documenti da potenziali partner commerciali: potenziali clienti a cui facciamo un’offerta, potenziali fornitori che ci presentano un preventivo. Al primo contatto e scambio di documenti non sappiamo se questi soggetti diventeranno qualcosa di più, perciò non sappiamo se vale la pena caricare tutti questi dati e documenti insieme ai dati dei clienti e fornitori esistenti.
Tutto questo fa sì che spesso tali dati vengano gestiti al di fuori del gestionale aziendale, in una “gestione parallela” che va bene finché con quei dati non bisogna fare altro, ma costringe a trasferire in qualche modo i dati nel gestionale quando l’offerta viene accettata. Come sai bene, però, ogni trasferimento di questo tipo è soggetto a errori, sia che tu copi i dati manualmente sia che i software che usi offrano qualche forma di aiuto nell’importazione dei dati. Senza contare il tempo che ci vuole!
Arca Evolution ha una soluzione semplicissima per questi casi: le anagrafiche Potenziali clienti e Potenziali fornitori, presenti nella stessa area delle anagrafiche principali. Nelle anagrafiche potenziali puoi caricare tutti i dati e i documenti relativi alle offerte; invece di avere consueti codici C (cliente) e F (fornitore), queste anagrafiche saranno contrassegnate da un codice che inizia per P (per i clienti potenziali) o S (per i fornitori potenziali).
Se i preventivi vengono accettati e le ditte entrano effettivamente a far parte del tuo parco clienti o fornitori, basta usare l’opzione Trasforma in Cliente (o Fornitore) accessibile dal tasto Nuovo. La scheda anagrafica acquisterà il codice dei clienti/fornitori effettivi (C o F) ed entrerà automaticamente a far parte dell’elenco principale. E se il rapporto dovesse interrompersi, ti basterà flaggare quella stessa scheda come ”obsoleta” così da non perdere nulla della storia del rapporto.
Una soluzione pratica e intelligente che ti dà diversi vantaggi: trovi tutti i clienti e fornitori su un’unica piattaforma; trasformi con un solo clic i dati di un partner da potenziale ad effettivo; abbatti il potenziale di errore nel trasferimento dati; la maschera di inserimento dati è la stessa che ti è già familiare.